Chó Sủa Nhầm Cây - Eric Barker - Chương 6.4

Thiết Mộc Chân sinh ra ở một nơi tồi tệ, vào một thời điểm cũng tồi tệ nốt. Vùng thảo nguyên châu Á Thế kỷ XII giống như thể Miền Viễn Tây — nhưng còn tệ hơn. Sống sót một mình vô cùng khó khăn, và cuộc chiến tranh giành tài nguyên đồng nghĩa với việc các bộ lạc du mục trong cùng khu vực không thể sinh sống hòa thuận với nhau.

Một việc đơn giản như cưới vợ cũng rất khó khăn, bởi vì nhiều người đàn ông nghèo đến mức không đủ khả năng đáp ứng yêu cầu thách cưới. Thế nên họ đi bắt cóc. Thật đấy. Dù vụ bắt cóc bạn đời tương lai cũng khá phổ biến, hẳn là chẳng ai vui nổi khi con gái mình bị bắt cóc cả. Chính việc này, cùng với thực trạng cướp bóc và bạo lực, đã tạo nên mối thù không đội trời chung giữa các bộ lạc.

Thời buổi khó khăn đồng nghĩa với phương pháp khốc liệt, và ai cũng phản ứng với sự bất công mà mình phải gánh chịu. có thể bạn vừa thắng trận và hú hét “Hurray” (vâng, người ta nói từ này xuất phát từ tiếng Mông Cổ), nhưng đảm bảo rằng, vào tuần tới sẽ có người báo thù. Và rồi bạn lại trả đũa. Oan oan tương báo, chẳng đến đâu. Theo lịch sử, chúng ta thường nghĩ người Mông Cổ man rợ. Và đúng là như vậy…

Cho đến khi Thiết Mộc Chân xuất hiện.

Chúng ta không chắc ông sinh ra vào thời điểm nào (năm 1162 có lẽ là gần đúng nhất), và cũng không biết ông sinh ra ở đâu. Thời thơ ấu của ông toàn những dấu mốc buồn: Cha ông bị đầu độc bởi bộ lạc kẻ thù, và có thời gian ông bị bắt làm nô lệ. Ông chưa bao giờ được học đọc hay viết. Ông không được giáo dục hay có nguồn lực hậu thuẫn như Alexander Đại đế. Nhưng ông chính là Mozart trong lĩnh vực chiến lược quân sự. Giỏi đến nỗi, trên thực tế, đối thủ của ông còn cáo buộc ông sử dụng ma thuật và giao lưu với ác quỷ để chiến thắng.

Làm thế nào một thanh niên mù chữ ở một nơi tồi tệ trong một thời điểm tồi tệ chỉ trong 25 năm lại chinh phạt được một vùng lãnh thổ bao la, hơn cả những gì người La Mã đã gầy dựng suốt 400 năm? Làm thế nào ông xây dựng được một đế chế kéo dài liên tục hơn 19 triệu km? Và thực hiện với một đạo quân không bao giờ lớn hơn con số 100.000 người, mà theo tác giả Jack Weatherford lý giải, là “đạo quân có thể thoải mái nhét vừa một sân vận động thể thao lớn nhất ở kỷ nguyên hiện đại”?

Mọi người trên thảo nguyên phản ứng với những chuyện khủng khiếp vừa xảy ra với mình. Thiết Mộc Chân bước ra khỏi cái vòng luẩn quẩn này. Ông không phản ứng. Ông suy nghĩ về điều mình muốn. Và ông lên kế hoạch.

Trước tiên, ông đoàn kết các bộ tộc trên thảo nguyên. Ông phá vỡ cấu trúc quan hệ họ hàng vốn khiến cho các bộ lạc du mục đắm chìm trong thù hận. Ông thiết lập một chế độ nơi kỹ năng và lòng trung thành được tưởng thưởng, đồng thời bỏ qua yếu tố huyết thống và chính trị. Ông bãi bỏ vụ bắt vợ và trừng phạt nghiêm khắc những kẻ phá luật để ngăn chặn vòng xoáy thù hận vốn gây nhiều thiệt hại cho khu vực. Ông loại bỏ tên của rất nhiều bộ lạc khác nhau. Tất cả họ giờ đây đều là nhân dân của Đại Mông Cổ Quốc. Đến năm 1206, các bộ tộc Mông Cổ du mục trên thảo nguyên được thống nhất hoàn toàn. Thiết Mộc Chân sau đó được suy tôn là Thành Cát Tư Hãn.

Nội chuyện này không cũng đã là thành công kinh khủng rồi. Nhưng làm thế nào ông có thể đánh bại những nền văn minh tiên tiến hơn, như Trung Hoa và châu Âu? Làm thế nào ông có thể chiến thắng trước những đội quân khổng lồ được luyện tập và trang bị tốt hơn với chỉ 100.000 người du mục? Ồ, ông cũng có kế hoạch cho vụ này luôn.

Chiến lược của ông không phải là đánh bại đối thủ tại trò chơi của chính họ, mà là sử dụng lợi thế tự nhiên từ người của mình. Người Mông Cổ đã cưỡi ngựa từ năm 3 tuổi. Chỉ với sức người bình thường, không có công nghệ hiện đại nào, họ đã giành chiến thắng trước các đội quân to lớn và trang bị tốt hơn bằng tốc độ và sự cơ động. Jack Weatherford viết, “Kỹ thuật chiến đấu mới lạ của Thành Cát Tư Hãn khiến cho những đội hiệp sĩ thiết giáp nặng nề thời châu Âu trung cổ trở nên lạc hậu, bị đánh bật bởi những toán kỵ binh di chuyển phối hợp rất kỷ luật.” vốn đã quen sống du canh du cư, họ không cần phải kéo theo đoàn quân lương chậm chạp theo sau. Mỗi chiến binh mang theo từ 3 đến 5 con ngựa dự phòng để chúng không bao giờ bị kiệt sức. Điều này giúp kỵ binh Mông Cổ có thể di chuyển hơn 950 km chỉ trong vòng 9 ngày, hàng thế kỷ trước khi động cơ đốt trong xuất hiện.”

Họ chiến đấu theo cái cách mà quân đội hiện đại hay làm. Họ lao xuống kẻ thù như “một đàn ong, với nhiều nhóm riêng biệt tấn công độc lập từ nhiều phía.” Khi nhìn quân Mông Cổ chiến đấu, bạn sẽ nghĩ họ đã học lỏm được các chiến lược chiến tranh của tương lai. Nhưng sự thật là các vị tướng hiện đại đã học hỏi từ Thành Cát Tư Hãn. Tất cả tướng lĩnh hiện đại đều nghiên cứu phong cách chiến đấu của ông, sau đó thay thế ngựa bằng xe tăng và máy bay. Thành Cát Tư Hãn đã tiến hành chiến tranh chớp nhoáng hàng thế kỷ trước quân đội Đức.

Đội quân của Đại Hãn trông như nông dân, thế nên họ thường bị xem thường, một việc vốn được ông xem như lợi thế. Ông cũng không khoái thể hiện. Kẻ thù nghĩ rằng ông yếu đuối à? Thế thì quá hay luôn! Kế hoạch ưa thích của ông trên chiến trường chính là giả bộ rút quân. Khi đối phương chắc rằng mình đã thắng, họ sẽ đuổi theo, phá vỡ đội hình… và tiến vào ngay một cái bẫy đang giăng sẵn, nơi cung thủ Mông Cổ sẽ xả mưa tên vào những con mồi bị dồn vào đường cùng.

Dĩ nhiên, thường xuyên xuất hiện những thử thách mới. Đại Hãn luôn luôn có kế hoạch, nhưng ông đồng thời cũng biết thích nghi. Ông học hỏi trong mọi cuộc giao tranh. Hầu hết đều nghĩ rằng ông sẽ bị chặn đứng khi chạm trán các pháo đài trên tường thành Trung Hoa. Người Mông cổ thậm chí không hề có một cấu trúc xây dựng nào cao 2 tầng ở thảo nguyên, chứ đừng nói đến kiến thức tấn công mấy công sự như vậy. Họ không hề có kinh nghiệm với chiến tranh bao vây, máy bắn đá, hay máy quăng đá. Nhưng họ không cần phải có.

Đại Hãn biết có nhiều thứ mình không biết, và nhiều thứ ông cũng không có thời gian học hỏi, thế nên ông luôn tuyển mộ. Trong những người bị chinh phạt, bất kỳ ai hữu dụng đều được gia nhập đạo quân. Một cung thủ đối thủ từng bắn được chiến mã Đại Hãn đang cưỡi. Khi cung thủ ấy bị bắt, ông không hề ra lệnh hành quyết; ông phong cho người đó làm tướng quân. Dọc theo đường tiến quân, quân Mông Cổ chiêu nạp vài gia đình kỹ sư Trung Hoa hiểu biết về chiến tranh bao vây. Dần dà, quân đội của Đại Hãn thành công đến nỗi đã “chấm dứt được kỷ nguyên của các trại thành (thành phố có tường bao quanh).”

Kế hoạch của Đại Hãn rất chặt chẽ nên khi ông mất đi, đế chế của ông không hề sụp đổ. Nó vẫn tiếp tục rộng mở thêm 150 năm. (Lần tới bạn gửi một lá thư, hãy nghĩ đến Thành Cát Tư Hãn. Triều đại của ông đã mang lại cho chúng ta hệ thống bưu chính quốc tế đầu tiên.)

Từ một đứa trẻ vô danh mù chữ mồ côi cha sinh ra tại một nơi tệ hại ở một thời điểm tệ hại, ông đã trở thành người quyền lực nhất từng tồn tại trên thế giới này. Thành Cát Tư Hãn không hề mù quáng phản ứng với vấn đề. Ông suy nghĩ về điều mình muốn. Ông lập kế hoạch. Và sau đó ông áp đặt ý chí của mình lên thế giới.

Đó chính là thứ bạn cần: một kế hoạch. Hầu hết chúng ta đều không dành thời gian làm chuyện này. Chúng ta dễ phản ứng, như những bộ tộc ở thảo nguyên. Và vấn đề với sự cân bằng công việc-cuộc sống nằm ở chỗ những giới hạn cũ đã không còn nữa. Chúng ta không thể trông chờ thế giới sẽ bảo mình khi nào cần giảm ga hay chuyển số. Bạn phải tự quyết định lấy. Điều đó có nghĩa bạn cần có một kế hoạch, nếu không bạn sẽ luôn cảm thấy mình vẫn làm chưa đủ. Bạn sẽ không phải đối mặt với đạo quân Trung Hoa hay Tây Âu; cuộc chiến của bạn từ đầu đến cuối đều nằm ở bản thân. Nhưng đó là một trận chiến nhất định thắng lợi nếu có kế hoạch. Phương cách hiệu quả với bạn có thể sẽ hơi khác một chút so với phương pháp của người khác, nhưng vẫn có vài công cụ có thể giúp sức…

Như Barry Schwartz đã làm rõ, ngày nay chúng ta có quá nhiều phương án để rồi kết cục chỉ lựa chứ không chọn, và đó chính là phần lớn vấn đề. Chúng ta không quyết định được mình muốn gì để tiến lên đạt lấy nó. Nhiều thứ cứ đổ vào mặt ta, thế rồi ta nhún vai và nói, “Tôi nghĩ chắc cũng được.” Về cơ bản, ta đã để cho người khác bảo mình phải làm gì. Aristotle từng bảo Chúa là “một người dịch chuyển bất động.” Người dịch chuyển nhiều thứ, nhưng không một ai bảo được Ngài phải dịch chuyển như thế nào. Chúng ta chắc chắn hưởng lợi từ việc bắt chước theo chiến lược này.

Dễ phản ứng không chỉ ảnh hưởng xấu đến cơ hội đạt được điều bạn muốn; nó cũng làm giảm cơ hội hạnh phúc thật sự. Nghiên cứu cho thấy chúng ta thường không chọn làm những thứ khiến mình hạnh phúc; chúng ta chỉ chọn thứ dễ dàng. Mihály Csikszentmihalyi nhận thấy xem tivi khiến cho thanh thiếu niên thực sự hạnh phúc 13% thời gian. Các sở thích đạt mức 34%, còn thể thao hay chơi game đạt tới 44%. Nhưng bọn trẻ thường hay chọn làm gì nhất? Trẻ em dành thời gian xem ti vi nhiều hơn gấp 4 lần. Khi không có kế hoạch, chúng ta thường làm những thứ thụ động và dễ dàng — chứ không phải những điều thực sự khiến mình thỏa mãn.

Robert Epstein đã khảo sát 30.000 người ở 30 quốc gia và nhận thấy phương pháp hiệu quả nhất giúp giảm căng thẳng chính là lên kế hoạch. Khi nghĩ trước về những chướng ngại và tìm cách để vượt qua, ta cảm thấy mình đang kiểm soát. Đó chính là bí mật để hoàn thành mọi việc. Kết quả chụp MRI cho thấy, cảm giác kiểm soát cho ta động lực hành động. Khi nghĩ rằng mình có thể tạo ra sự khác biệt, ta có xu hướng gắn kết hơn. Mọi chuyện sẽ không hề đáng sợ khi tay ta đang đặt trên vô lăng. Và phần thú vị nhất — và cũng hữu ích nhất — chính là không phải việc thật sự kiểm soát được tình hình mới khiến cho mọi chuyện thay đổi. Chỉ cần là cảm giác kiểm soát thôi. Joe Simpson không thể kiểm soát được tình huống khi bị mắc kẹt trên ngọn núi với cái chân gãy, nhưng chính việc biến nó thành trò chơi khiến anh cảm thấy mình vẫn đang kiểm soát tình hình.

Tầm quan trọng của sự kiểm soát liên quan rất nhiều đến thần kinh học. Tóm gọn: Khi căng thẳng, bạn không thể suy nghĩ sáng suốt. Dưới áp lực, phần trung tâm suy nghĩ lý trí — phần vỏ não trước trán — sẽ buông tay đầu hàng. Hệ viền (limbic system), nơi phát sinh cảm xúc, sẽ chiếm quyền. Một nghiên cứu do Amy Amsten tại Đại học Yale cho biết, “Ngay cả những căng thẳng cấp tính khá nhẹ không thể kiểm soát cũng có thể gây mất mát khả năng nhận thức trước trán một cách nhanh chóng và đáng kể.” Trong một bài phỏng vấn, Arnsten cũng nói rằng, “Sự mất mát chức năng trước trán chỉ xảy ra khi chúng ta cảm thấy mất kiểm soát. Chính phần vỏ não trước trán sẽ tự quyết định liệu ta có đang kiểm soát hay không. Thậm chí nếu ta chỉ ảo giác là mình đang kiểm soát, phần chức năng đó vẫn hoạt động.” Tim của bạn cũng không khoái vụ thiếu kiểm soát đâu. Một nghiên cứu từ tạp chí Health Psychology ghi nhận, khi cảm thấy không nắm quyền kiểm soát, khả năng đau tim sẽ tăng lên. Đoán xem ai sẽ tăng khả năng đau tim nhiều nhất? Chính là những người bình thường ít bị rủi ro về tim mạch.

Để nắm rõ hơn về tầm quan trọng của việc kiểm soát, hãy nhìn vào các doanh nhân. Một nghiên cứu với khoảng 2.000 chủ doanh nghiệp nhỏ cho thấy, hơn 50% làm việc hơn 40 giờ/tuần. Công việc không hề ít hơn. Tuy 41% nói rằng làm việc cho bản thân giúp giảm thiểu căng thẳng, 32% lại cho rằng tình trạng này lại gia tăng mức độ căng thẳng. Nhưng bạn biết gì không? Đến 79% người thế hiện sự hài lòng khi điều hành một doanh nghiệp nhỏ và 70% người cảm thấy hạnh phúc với lối sống của mình. Con số này hoàn toàn đè bẹp mức độ hài lòng của những người không-tự-làm- việc-cho-mình mà chúng ta đã biết ở trên. Vậy thời giờ tương đương, căng thẳng tương đương, nhưng họ lại hạnh phúc hơn. Tại sao? Khi được hỏi lý do khởi sự doanh nghiệp của mình, câu trả lời số một chính là “Để làm chủ chính mình,” “để tự đưa ra quyết định,” “để được làm theo cách của tôi.” Họ muốn kiểm soát. Và dù thời gian làm việc cũng như mức độ căng thẳng không thay đổi nhiều, họ lại hạnh phúc hơn.

Thế còn năng suất và thành công thì sao? Trường Kinh tế và Khoa học chính trị London đã xem xét cách 357 CEO ở Ấn Độ sử dụng thời gian của mình, cũng như tác động của nó lên lợi nhuận. Khi các sếp bự làm nhiều thời gian hơn, công ty kiếm được nhiều tiền hơn. Những cách họ sử dụng những thời giờ đó mới làm nên khác biệt. Lợi nhuận tăng thêm đều đến từ các hoạt động lên lịch sẵn với nhân viên. Những giờ mà các CEO đi chệch khỏi kế hoạch không hề kiếm về thêm một xu nào cho công ty.

Vậy kế hoạch là cực kỳ quan trọng để thành công và hạnh phúc. Tiếp theo đây sẽ là một bộ khung gồm các bước giúp bạn triển khai, bắt đầu ngay từ bây giờ. Nhưng trước khi đi vào chi tiết, hãy nhớ một điều: Đây là kế hoạch của bạn. Và thứ mà có khả năng ngáng đường kế hoạch này nhất chính là, ờ, chính là bạn. Phản ứng hấp tấp kiểu “Tôi không thể làm được” hay “Sếp của tôi sẽ không bao giờ cho phép” chính là thứ đã đưa bạn vào tình trạng hiện tại. Không phải bất kỳ ai cũng có thể triển khai chính xác những ý tưởng viết ra ở đây, nhưng sẽ rất sai lầm khi gạt bỏ những thứ trông có vẻ hơi quá sức. Hãy tuân theo tinh thần của quy luật, thậm chí dù bạn không thể làm đúng hoàn toàn. Chỉ cần nhớ: phải cố gắng.

Một sai lầm lớn nữa mà mọi người thường mắc phải chính là nhìn vào danh sách, thấy rằng mình đã làm một số thứ rồi và chém, “Mình đã làm cái này! Mình thông minh ghê chưa! Mình có thể dẹp quyển sách này đi được rồi.” Tự trấn an mình cũng tốt thôi. Nhưng bạn ở đây là để cải thiện cuộc sống của mình. Hãy tập trung vào những thứ bạn chưa làm. Hãy nhớ, tập trung vào những mặt tiêu cực sẽ cho cảm giác rất tệ, nhưng đó chính là con đường đi đến sự hoàn thiện. Đó chính là điều các chuyên gia đã làm.

Theo dõi thời gian

Bạn không thể cân bằng thời giờ của mình nếu không biết nó đã đi về đâu. Cựu CEO Intel, Andy Grove, từng nói, “để hiểu được chiến lược của một công ty, hãy nhìn vào những gì họ thực sự làm chứ không phải những gì họ bảo là họ sẽ làm.” Hãy ghi chép lại từng giờ đồng hồ khi vừa kết thúc. Đừng cậy vào trí nhớ. Cứ làm việc này trong 1 tuần. Những hoạt động trong tuần đã đưa bạn đến đâu? Đó có phải nơi bạn muốn đến? Ghi chú: Chuyện này sẽ chán lắm đây. Tôi đảm bảo, bạn sẽ phí phạm nhiều thời gian hơn mình tưởng tượng. Nhưng ngoài ra, hãy ghi chú rõ những giờ giấc nào góp phần xây dựng 1 trong 4 cột trụ:

1.HẠNH PHÚC = TẬN HƯỞNG

2.THÀNH TỰU = CHIẾN THẮNG

3.Ý NGHĨA = ĐÁNG TRÔNG CẬY (ĐỐI VỚI NGƯỜI KHÁC)

4.DI SẢN = LỚN LAO

Hay giờ đồng hồ vừa qua có khi lại chẳng đóng góp chút gì?

Để cải thiện cách sử dụng thời gian, hãy học hỏi từ ngành tội phạm học. Để giảm thiểu tình trạng phạm tội trong một thành phố, theo dấu con người không hiệu quả bằng xem xét theo khu vực địa lý. Các nhà nghiên cứu phát hiện rằng phân nửa số vụ phạm tội xảy ra chỉ trong phạm vi 5% khu vực địa lý của thành phố. Đó được gọi là “điểm nóng” của cảnh sát. Tăng gấp đôi số lượng cảnh sát tuần tra ở khu vực này đã giúp giảm đi một nửa số vụ tội phạm ở điểm nóng, cũng như giảm thiểu những cuộc gọi cấp bách ở thành phố từ 6% đến 13%.

Vậy hãy nhìn vào những điểm nóng trong lịch trình của bạn. Khi nào bạn phí phạm nhiều thời gian nhất? Khi nào bạn đang quá thiên về 1 trong 4 yếu tố chính mà lấn sân thời gian của những cái còn lại? Bạn sẽ hiệu quả hơn hẳn khi thay đổi công việc hàng ngày quanh những điểm nóng này, thay vì nghe theo những khái niệm mơ hồ như “làm việc ít hơn” hay “cố dành thêm nhiều thời gian với gia đình.” Với cùng cơ chế như vậy, hãy tìm kiếm những thay đổi phát huy hiệu quả. Bạn thường đạt được kết quả tốt vào lúc nào? Sáng sớm hay tối khuya? Tại nhà hay tại công ty? Cố điều chỉnh để những thời điểm đó diễn ra thường xuyên hơn.

Hãy nhớ, bạn không thể tối đa hóa 2 thứ cùng phụ thuộc vào 1 loại nguồn lực: thời gian. Bạn cũng không muốn loại bỏ bất kỳ yếu tố nào bằng chiến lược trình tự hay trộn đều. Bạn muốn cân bằng 4 yếu tố. Hãy quyết định xem bạn muốn phân bổ bao nhiêu thời gian hàng tuần cho mỗi yếu tố. Bạn có thể chỉnh lại sau, nhưng bạn cần một câu trả lời ngay lúc này. Nghiêm túc đấy, hãy viết ra. Tôi sẽ chờ đây. (Tác giả dễ thương đang đứng hát là lá la chờ đợi.) Một khi bạn đã đầu tư đủ số giờ cho hạng mục nào đó, hãy chuyển qua giải quyết các điểm nóng trong hạng mục tiếp theo.

Như đã nói, biến mọi chuyện thành trò chơi có thể khiến cho những vấn đề khó khăn trở nên vui vẻ và hứng thú hơn. Nhà đầu tư mạo hiểm nổi tiếng Vinod Khosla chắc chắn là thuộc nhóm đứng đầu trong lĩnh vực đầu tư, nhưng ông cũng nhờ trợ lý ghi lại số lần trong tháng mà mình dành thời gian ăn tối với gia đình. Thang đo phù hợp sẽ tạo sự khác biệt. Kevin Bolen, giám đốc vận hành nhóm Sáng kiến Tăng trưởng và Đầu tư chiến lược tại KPMG, muốn có nhiều thời gian hơn cho vợ và 2 người con trai. Điểm nóng chính của ông là đi công tác quá nhiều. Thế là ông tập trung vào việc làm rớt hạng thành viên bạch kim ở hãng bay. Ông giờ đây có ít chuyến bay và đặc quyền miễn phí hơn, nhưng nó đã trở thành chỉ báo tuyệt vời để đánh giá sự thành công trong việc cân bằng công việc-cuộc sống của Bolen.

Trao đổi với sếp

Vài người sẽ nói rằng mình không có đủ vị thế để tạo ra sự thay đổi lớn. Sếp sẽ không cho phép. Nếu bạn thật sự muốn cân bằng công việc-cuộc sống, đừng ngồi đó mà giả định. Hãy ngồi lại với sếp và thực sự thảo luận chuyện này. Không, đừng có nói kiểu “Sếp này, em muốn làm việc ít hơn chút.” Hãy hỏi rõ sếp về vai trò của bạn cũng như kỳ vọng của sếp, và liệu sự thay đổi này có làm phát sinh vấn đề gì không. Bạn có thể ngạc nhiên bởi câu trả lời của sếp đấy, đặc biệt là nếu bạn biết nghĩ cho nhu cầu của họ và đặt ra tình huống cả hai cùng thắng (win-win). Hãy đề nghị sếp ước lượng thời gian sếp muốn bạn làm những công việc “bề nổi,” như trả lời email hay ngồi góp mặt trong buổi họp, và lượng thời gian họ mong muốn bạn tập trung vào công việc “bề sâu” thật sự tạo ra giá trị. Chỉ cần một buổi trao đổi này thôi có thể giúp giảm thiểu căng thẳng cho bạn. Một nghiên cứu trong Journal of Occupational Health Psychology cho thấy, xác định rõ ràng yêu cầu công việc giúp giảm thiểu căng thẳng khi công việc mang tính đòi hỏi cao. Nó giúp dễ đưa ra quyết định đúng mà không cảm thấy lo lắng.

Cuộc nói chuyện này cũng giúp ích luôn cho sếp, cho dù họ có nhận ra điều đó hay không. Harvard Business Review có ghi nhận chi tiết về một chiến lược gọi là “hợp tác tích cực,” trong đó nhân viên và người quản lý công khai những gì họ muốn đạt được cả về mặt cá nhân lẫn công việc. Một nghiên cứu trên 473 nhà điều hành thể hiện, sau 1 năm hợp tác tích cực, 62 người từng muốn rời khỏi công ty đã quyết định gắn bó lại. Một số người trong đó thậm chí còn được thăng chức.

Bạn sẽ muốn có nhiều cuộc trao đổi như thế khi điều chỉnh kế hoạch của mình, nhưng nhiều khả năng là sếp sẽ đánh giá cao chuyện này. Những nhân viên chủ động có kế hoạch, biết hỏi han về các ưu tiên, và cố giải quyết vấn đề thường rất có giá trị. Những người mà sếp lúc nào cũng phải theo sau dọn rác cho mới là những trường hợp chua cay với sếp. Và khi tạo được nhiều thành quả hơn, vị thế của bạn sẽ tăng lên. Vị thế tăng lên đồng nghĩa với tự do và dễ kiểm soát việc triển khai kế hoạch của mình hơn. Cách xử lý đúng đắn sẽ tạo ra một vòng xoắn đi lên cho tất cả mọi người.

Bạn đã biết về những điểm nóng rắc rối và những thứ ảnh hưởng xấu đến kết quả của mình. Bạn đã phân bổ thời gian cho 4 cột trụ, cũng như nhận được hướng dẫn và sự đồng ý từ phía sếp. Giờ thì, bạn thật sự có thể tạo nên sự khác biệt…

Danh sách việc-cần-làm là ác quỷ. Hãy lên lịch mọi thứ.

Giáo sư Cal Newport ở Đại học Georgetown chính là Thành Cát Tư Hãn trong lĩnh vực năng suất. Và Cal nghĩ danh sách việc-cần-làm (to-do list) chính là tác phẩm của ác quỷ. Lý do là vì danh sách không đưa ra mốc thời gian cụ thể nào. Bạn có khi nào thắc mắc tại sao bạn không bao giờ chạm đến đáy danh sách đó không? Bạn luôn có thể dễ dàng liệt kê ra số việc cần làm mà phải mất 28 giờ/ngày bạn mới làm hết nổi. Bạn cần phải thực tế về những việc mình có thể hoàn thành và lượng thời gian mình đang có. Cách duy nhất để làm việc đó là lên lịch cho mọi việc, thay vì lập ra một danh sách dài liên tục bất tận.

Quyết định xem khi nào bạn sẽ dừng làm việc và bạn sẽ biết mình có bao nhiêu tiếng. Đưa vào những việc bạn cần làm theo thứ tự ưu tiên. Cal gọi đây là “năng suất lịch trình cố định.” Bạn cần giới hạn nếu muốn cân bằng công việc và cuộc sống. Điều này buộc bạn phải làm việc có hiệu suất cao. Bằng việc thiết lập hạn chót (deadline) vào 6 giờ tối, sau đó lên lịch trình nhiệm vụ, bạn có thể kiểm soát được hàng núi công việc, và bạn cũng thực tế hơn thay vì cảm thấy sốc bởi những thứ không bao giờ xảy ra.

Hầu hết chúng ta đều dùng lịch theo cách sai lầm: Chúng ta không lên lịch cho công việc; chúng ta lên lịch cho sự gián đoạn. Họp hành được lên lịch. Các cuộc gọi được lên lịch. Khám bác sĩ được lên lịch. Bạn biết thứ gì thường không được lên lịch không? Công việc thực sự. Tất cả những thứ kia chỉ làm mất tập trung. Thường thì đó là việc của người khác. Nhưng những việc ấy lại được dành cho các khoảng thời gian chất lượng, còn công việc thực sự thì trở thành con rơi. Nếu công việc thực sự là thứ ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng, thứ bạn lưu tâm, thứ giúp bạn được tăng lương và thăng tiến, thì hãy để tôi nói thẳng: Có thể những việc ấy cũng xứng đáng được dành chút thời gian nghiêm túc đấy bạn.

Đồng thời, cần tối thiểu 1 giờ/ngày, tốt nhất là vào buổi sáng, được bảo lưu thành “thời gian được bảo vệ.” Đây chính là giờ phút bạn hoàn thành những công việc thực sự mà không bị quấy rầy mỗi ngày. Hãy tiếp cận ý tưởng này như thêm một nghi thức tôn giáo. Giờ giấc này là bất khả xâm phạm. Email, họp hành, và các cuộc gọi thường chỉ là công việc bề nổi. Bạn cần dùng thời gian này cho thứ mà Cal gọi là công việc bề sâu. 1 giờ đồng hồ mà bạn thật sự khiến cho mọi chuyện tiến triển, chứ không phải đơn thuần cưỡi ngựa xem hoa. Công việc bề nổi giúp bạn không bị đuổi — nhưng chính công việc bề chìm mới là thứ giúp bạn thăng tiến. Và bạn ắt hẳn không muốn dành lại nó vào cuối ngày, khi có thể nó sẽ bị bỏ qua luôn. Bạn sẽ muốn dành năng lực não bộ sung mãn nhất cho những nhiệm vụ quan trọng. Nghiên cứu cho thấy từ 2,5 đến 4 tiếng sau khi thức dậy chính là thời gian não bạn sắc bén nhất. Liệu bạn có muốn phí phạm thời gian đó cho một cuộc họp điện thoại hay họp giao ban nhân viên?

Nhưng sẽ ra sao nếu bạn bị quá tải ở chỗ làm? Nếu bạn không bao giờ có thời gian ngơi nghỉ không bị quấy nhiễu, hãy thực hiện khoảng thời gian được bảo vệ đó tại nhà, trước khi đi làm. Peter Drucker đã trích dẫn một nghiên cứu tại Thụy Điển về 12 nhà điều hành, cho thấy họ thực sự không thể làm việc quá 20 phút mà không bị cắt ngang. Người duy nhất có thể đưa ra những quyết định thấu đáo chính là người dành ra 90 phút làm việc tại nhà trước khi bước vào vòng xoáy ở văn phòng.

Lập kế hoạch nghiêm ngặt mỗi ngày có thể khó nhọc thoạt đầu, nhưng sẽ hiệu quả. Để tăng hiệu quả, có lẽ nên bắt đầu lập kế hoạch cho thời gian rảnh luôn. Trước khi bạn giật mình kinh hoàng trước cái ý tưởng này, tôi có vài dữ liệu cho bạn xem đây. Một nghiên cứu về 403 người trên Journal of Happiness Studies cho thấy quản lý thời gian rỗi có liên quan với chất lượng cuộc sống tốt hơn. Lý thú ở chỗ, việc gia tăng thời gian rảnh không hề giúp người ta gia tăng hạnh phúc, nhưng việc lên lịch cho khoảng thời gian đó lại tạo nên khác biệt. Như đã thảo luận ở trên, ta thường không sử dụng thời gian của mình một cách khôn ngoan — ta chỉ làm những việc dễ thay vì những thứ khiến cho mình hạnh phúc. Bằng việc bỏ ra chút thời giờ lập kế hoạch, bạn rất có thể sẽ khiến cho mình vui vẻ thay vì nằm ườn xem tivi trên ghế sô pha.

Vậy lên lịch mọi thứ và thời gian được bảo vệ sẽ giúp hoàn thành các việc quan trọng. Nhưng tôi biết bạn đang nghĩ gì nè: Mớ công việc bề nổi kia cũng có biến đi đâu. Một cách tốt để đối phó với công việc loi nhoi chính là “theo lô.” Thay vì hồi đáp ngay các email, hãy lên lịch và dành ra những khoảng thời gian xử lý email, trả lời điện thoại và lướt qua những trang tài liệu cần xem. Sau khi khoảng thời gian đó chấm dứt, tắt hết chuông báo, bật điện thoại chế độ im lặng, và trở về xử lý các công việc quan trọng. 3 lô/ngày là đã khá ổn với tôi, nhưng nếu công việc của bạn đòi hỏi tương tác thường xuyên thì có thể sẽ cần nhiều hơn. Mấu chốt chính là kiểm soát và lên lịch những khoảng thời gian đó nhiều nhất có thể để chúng không xâm phạm vào thời gian của công việc bề sâu. Chúng ta từng lên cả mặt trăng và xây dựng kim tự tháp mà không cần email hay Facebook. Bạn sẽ sống ổn một hai tiếng đồng hồ mà không đụng đến những thứ ấy thôi. Nếu như sếp đòi hỏi phải trả lời tức thì thì sao? Cài đặt một bộ lọc email để chỉ nhận tin báo từ sếp tổng hay bất cứ thứ gì thực sự quan trọng. Số còn lại có thể đợi.

Còn có một thứ bạn cần phải lưu tâm để đảm bảo không phá hết những chuyện tốt đã làm từ nãy đến giờ: học cách nói không. Nếu bạn thoát khỏi những hoạt động không cần thiết, lên lịch mọi thứ, sử dụng thời gian được bảo vệ, phân lô những công việc loi nhoi, nhưng không thể ngăn cản dân tình cứ đổ lên bàn mình những nhiệm vụ không quan trọng, bạn sẽ vẫn mãi sa lầy trên bề nổi. Bạn đã có những việc cần ưu tiên từ sếp và căn chỉnh nhiệm vụ theo lượng thời gian mình có mỗi ngày. Nếu có công việc nào đó không thuộc loại ưu tiên và không được lên lịch trước, bạn phải nói không. Warren Buffett đã nói, “Sự khác biệt giữa người thành công và người rất thành công chính là người rất thành công nói không với hầu hết mọi thứ.”

Kiểm soát bối cảnh

Bối cảnh rất quan trọng. Nhiều hơn bạn tưởng. Bối cảnh ảnh hưởng đến quyết định của bạn, thậm chí khi bạn không hề nhận ra. Khi tôi trò chuyện với giáo sư Dan Ariely ở Đại học Duke, ông nói:

Một trong những bài học lớn nhất từ lĩnh vực khoa học xã hội trong 40 năm qua chính là môi trường ảnh hưởng rất nhiều. Nếu như bạn đi đến một bữa buffet và bữa buffet được sắp đặt theo cách này, bạn sẽ ăn thứ này. Nếu nó được sắp xếp theo cách khác, bạn sẽ ăn thứ khác. Chúng ta nghĩ rằng mình đang tự quyết, nhưng môi trường ảnh hưởng rất nhiều. Vì lẽ đó, chúng ta cần phải nghĩ về cách thay đổi môi trường của mình.

Ta không thể kiểm soát môi trường ở bất kỳ nơi nào mình đến, dĩ nhiên rồi, nhưng ta thường có nhiều quyền kiểm soát hơn ta tưởng. Mất tập trung sẽ làm cho ta bị ngu, theo đúng nghĩa đen. Học sinh ngồi ở một lớp học nằm gần đường ray ồn ào sẽ kết thúc năm học với thành tích xếp sau học sinh ở lớp yên tĩnh. Khi tiếng ồn giảm đi, sự khác biệt về thành tích cũng biến mất. Văn phòng làm việc cũng không khác gì mấy. Nghiên cứu cho thấy có một điểm chung lớn nhất ở những lập trình viên máy tính năng suất. Không phải kinh nghiệm, lương, hay số giờ bỏ ra trong dự án. Họ đều yêu cầu cấp trên tạo cho mình một môi trường không bị quấy nhiễu.

Đây chính là lúc bạn có thể biến tính hay phản ứng trở thành lợi thế. Shawn Achor đã đề xuất ra “quy tắc 20 giây.” Khiến những việc nên làm dễ bắt đầu hơn 20 giây và khiến cho những việc không nên làm khó bắt đầu hơn 20 giây. Nghe không có gì lớn lao, nhưng nó đã tạo sự khác biệt to lớn. Bằng cách sắp xếp lại nơi làm việc để những cám dỗ không còn trong tầm mắt, bạn có thể đánh lừa bản thân đưa ra những lựa chọn tốt hơn. Ariely từng kể cho tôi nghe về một nghiên cứu đơn giản được tiến hành tại văn phòng của Google ở New York. Thay vì để kẹo M&M mở ở ngoài, họ đặt kẹo trong hộp. Không có khác biệt gì lớn cả. Nhưng kết quả là gì? Lượng tiêu thụ giảm 3 triệu viên chỉ trong 1 tháng. Vậy nên hãy đóng trình duyệt web kia lại. Thử sạc điện thoại của bạn đằng xa, phía bên kia phòng xem sao.

Tôi biết kiểm soát môi trường của bản thân có thể khá khó khăn. Chung không gian làm việc, văn phòng thì mở, đồng nghiệp tám chuyện, và sếp cứ nhìn ngó qua vai. Đó chính là lý do tại sao tôi đề xuất một giải pháp đơn giản nên làm ít nhất một lần trong ngày: trốn. Đặt phòng họp và làm việc trong đó. Không chỉ không bị quấy nhiễu, bạn còn có thể sáng tạo hơn. Hai giáo sư Jeffrey Pfeffer và Bob Sutton ghi nhận, “nhiều nghiên cứu cho thấy càng nhiều người có chức có quyền lảng vảng xung quanh, họ càng hỏi nhiều, và đặc biệt khi họ càng phản hồi cho nhân viên nhiều, công việc sẽ càng kém sáng tạo. Tại sao? Bởi vì công việc sáng tạo đòi hỏi những thất bại và sai lầm liên tục, nhưng mọi người thì lại muốn thành công khi sếp đang quan sát — điều này có nghĩa là họ sẽ cố chứng tỏ, và làm những thứ kém sáng tạo hơn cho chắc ăn.”

Kết thúc ngày đúng cách và đúng giờ

Bạn đã dùng “Lịch trình cố định” đúng không? Bạn đã quyết định khi nào thì cần nghỉ làm việc và sắp xếp thời gian dựa theo mốc đó. Tốt, bởi vì Leslie Perlow cho biết mấu chốt để có được sự cân bằng công việc-cuộc sống chính là áp đặt một “cơ chế nghỉ ngơi nghiêm ngặt.” Bạn cần biết khi nào mình sẽ rời khỏi văn phòng để có thể bồi đắp cho những yếu tố tận hưởng, chiến thắng, được trông cậy, và lớn lao kia — chứ không phải chỉ làm việc, làm việc, và làm việc.

Trừ khi bạn đã chủ định muốn ghét công việc của mình, còn không thì cách bạn kết thúc một ngày ảnh hưởng nhiều hơn hẳn những gì bạn nghĩ. Để giải thích rõ hơn, tôi cần phải nói về vụ nhét mấy thứ vào mông của bạn. Ờ, theo đúng nghĩa đen đó. Hai nhà khoa học đoạt giải Nobel, Daniel Kahneman và Daniel Redelmeier, đã quan sát mức độ đau đớn mà mọi người còn nhớ sau khi nội soi đại tràng. Hóa ra thời gian quá trình diễn ra và mức độ đau đớn trung bình không hề ảnh hưởng đến hồi ức của mọi người. Điều để lại dấu ấn chính là mức độ khó chịu cực đại và cách kết thúc ca nội soi. Một ca nội soi đại tràng kéo dài lâu với mức độ đau đớn trung bình cao nhưng điểm đau cực đại thấp và kết thúc êm ái được bệnh nhân nhớ đến như một buổi khám ít khó chịu. Trong khi đó, một ca khám nhanh với mức độ đau trung bình thấp nhưng điểm đau cực đại cao và kết thúc không có hậu sẽ được ghi nhớ tệ hơn nhiều. Cho dù đó là cuộc tranh cãi với bạn đời hay là câu kết trong một bộ phim Hollywood, kết thúc vẫn rất quan trọng. Vậy hãy dành thời gian kết thúc một ngày thật tốt. Những khoảnh khắc cuối cùng tại văn phòng mỗi ngày đều ghi dấu cảm nhận của bạn về công việc.

Cal Newport đề xuất một “nghi thức kết thúc” để chốt ngày làm việc và chuẩn bị cho ngày mai. Nghiên cứu cho thấy viết ra những việc bạn cần phải xử lý vào hôm sau có thể làm dịu não bộ và giúp bạn thư giãn. Như nhà thần kinh học Daniel J. Levitin lý giải, khi ta lo lắng về thứ gì đó và chất xám trong đầu sợ rằng mình có thể quên, nó sẽ kích hoạt một nhóm các vùng não, gọi là “vòng lặp nhẩm lại” (rehearsal loop). Và bạn cứ mãi lo lắng và lo lắng. Viết ra những suy nghĩ đó và lên kế hoạch cho ngày mai sẽ giúp tắt cơ chế đó đi.

Sau đó, hãy cho mình chút thời gian thả lỏng. Cách tốt nhất để giảm căng thẳng là gì? Tận hưởng một thú vui, hay dành thời gian với bạn bè là những hoạt động rất có ích. Nghiên cứu cho thấy cuối tuần rất tuyệt bởi đó là lúc bạn có thêm thời gian dành cho những người mình quan tâm. Bạn có trung bình 1,7 giờ cộng thêm để dành cho bạn bè vào cuối tuần, và những giờ ấy sẽ giúp tăng cường cảm giác hạnh phúc. Và đừng bỏ lỡ giấc ngủ. Bạn sẽ không muốn bị ảo giác mình là siêu sao bóng đá đâu.

—