Làm Ít Được Nhiều - Chin Ning Chu - Chương 2

Đề tài Làm ít, được nhiều sẽ không thể đầy đủ nếu không nói đến vấn đề hòa giải với thời gian. Khi vị pháp sư cầu mưa của chúng ta đến làng, ông đã dành bốn ngày ở trong lều của mình kiên nhẫn chờ đợi khoảnh khắc mà trời sẽ ban xuống cơn mưa ngọt lành. Ông không hề đặt ra thời hạn khi nào trời sẽ đổ mưa. Ông đã dành trọn thời gian cần có để tạo ra sự hòa hợp vô cùng to lớn trong nội tại bản thân ông để từ đó nó có thể tuôn tràn và thấm đẫm toàn bộ ngôi làng. Ông mất hết bốn ngày để hoàn thành công việc này.

Khi bắt đầu công việc của mình, ông không hề biết trước là nó sẽ mất bao lâu. Không hề có một công thức toán học nào để ông có thể tính toán được cần bao nhiêu thời gian thì ngôi làng mới đạt được đủ độ hòa hợp để đón nhận cơn mưa. Ông tập trung vào công việc hơn là vào thời gian.

BÀI TOÁN NAN GIẢI CỦA THỜI GIAN

Thời gian đã tồn tại trước cả bạn và tôi, và vẫn sẽ còn đó sau khi chúng ta tan biến vào hư không. Dù vậy, đối với tôi, thời gian tồn tại chỉ vì tôi tồn tại. Không có tôi, sẽ không có thời gian. Bởi tôi tồn tại nên thời gian có mặt ở đây để chiến đấu với tôi. Thời gian quá ngắn, quá lâu, quá chán, quá sôi nổi; thời gian vụt bay nhanh, thời gian kéo dài lê thê; chúng ta bị trễ, bị sớm; chúng ta cố gắng mua lấy thời gian, chúng ta phung phí thời gian. Chúng ta cố gắng quản lý và điều khiển thời gian, nhưng, thường thì vẫn là chính thời gian điều khiển chúng ta.

Thay vì làm chủ thời gian, chúng ta lại thường bị thời gian chi phối. Chúng ta trễ giờ trong những cuộc hẹn và buổi họp; chúng ta bị chậm tiến độ công việc; chúng ta phải hy sinh giấc ngủ để có nhiều thời gian hơn cho những việc chưa hoàn thành. Chúng ta hối hả nơi này, vội vã chỗ kia, chạy lung tung khắp nơi, và chẳng đi đến đâu.

Trong tuyệt vọng, chúng ta sáng tạo ra khái niệm “quản lý thời gian”. Việc quản lý thời gian chưa chắc có hiệu quả, nhưng miễn là chúng ta còn được tin rằng mình đang làm gì đó để quản lý nó, thì chúng ta sẽ cảm thấy dễ chịu với bản thân hơn. Còn về phía thời gian, nó sẽ chẳng bao giờ tham gia vào cái giao kèo này để bị đặt dưới sự quản lí của chúng ta đâu.

CHUYÊN GIA QUẢN LÝ THỜI GIAN LẠI KHÔNG CÓ THÌ GIỜ

Nhân viên điều hành một công ty sản xuất truyền thông đã kể tôi nghe một câu chuyện thú vị như sau:

Một lần nọ họ hợp tác sản xuất chương trình ghi âm với ông X, người được xem là chuyên gia quản lý thời gian. Công ty sản xuất gọi điện đến ông X để kiểm tra xem ông đã luyện tập kịch bản chưa để họ có thể lên lịch ghi âm. Mỗi lần họ gọi đến, ông X luôn luôn trả lời cùng một câu: “Tôi chưa có thì giờ để đọc nó”.

THỜI GIAN – NGƯỜI CHỦ TA KHÔNG THỂ QUẢN LÝ

Ông X đã trả lời trung thực, ông ấy quả không có thì giờ. Thật sự thì cái học thuyết về quản lý thời gian mà ông quảng bá rầm rộ với mọi người chỉ là một ảo tưởng. Hãy nghĩ xem: thời gian đã tồn tại từ khi vũ trụ xuất hiện – đến tận hàng tỉ năm. Thời gian là nhân chứng của lịch sử và tiền sử, và trước cả khi khái niệm lịch sử ra đời thì thời gian đã có mặt. Thì ông X, chỉ là một hạt bụi nhỏ nhoi trong vũ trụ bao la vô tận với dòng đời chưa đầy một trăm năm, làm sao có được bất kỳ quyền năng nào để “quản lý” thời gian? Khả quan nhất là chúng ta nên nhận thức ra rằng “quản lý thời gian” nghĩa là quản lý chính bản thân chúng ta chứ không phải thời gian. Đây chính là bí mật mà vị pháp sư cầu mưa của chúng ta đã lĩnh hội được.

Qua nhiều thế hệ, con người đã sáng chế ra nhiều công cụ – từ chiếc đồng hồ cát và đồng hồ mặt trời cho đến đồng hồ nguyên tử – với mục đích đo đạc, cảm nhận, và nhìn thấy được thời gian. Trong khi con người cứ mãi bận bịu đấu tranh để nắm bắt được thời gian, thì thời gian vẫn tồn tại vững vàng và từ tốn trôi qua chúng ta.

Có một truyền thuyết cổ xưa kể về một vị thần trên thiên đàng đã tổ chức một buổi lễ theo nghi thức cúng tế rất hoành tráng để thờ phụng Đấng sáng tạo. Sự thành kính của vị thần này đã làm Đấng sáng tạo cảm động nên Ngài muốn ban cho vị thần một ơn huệ hoặc một điều ước. Vị thần xin được bất tử. Đấng sáng tạo tỏ ra bối rối. Ngài nói với vị thần rằng đó là một điều mà chính Ngài, Đấng sáng tạo tối cao, cũng không thể đáp ứng được. Ngài phán rằng, “Vạn vật sẽ đều phải tan biến theo thời gian, kể cả những ý niệm của con người về Thượng đế và Đấng sáng tạo.”

NHỮNG NÉT ĐẶC TRƯNG CỦA THỜI GIAN

Bây giờ chúng ta cùng xem xét thời gian ở những tính chất và khía cạnh của nó. Dẫu sao, bạn vẫn nên ghi nhớ rằng việc này không khác gì muốn đóng chai toàn bộ nước biển vào trong một công-ten-nơ. Và bởi vì chúng ta biết rõ là không thể đóng chai cả một đại dương thời gian, nên có lẽ chúng ta sẽ tìm vài nét đặc trưng cơ bản của thời gian để có thể trộm nhìn được những bí ẩn của nó. Khi chúng ta đã có một số hiểu biết về thời gian, thì câu hỏi đặt ra là: Làm thế nào chúng ta có thể chuyển tải những kiến thức triết học và trừu tượng về thời gian thành một cái gì đó hữu ích để biến thời gian thành đồng minh của chúng ta chứ không phải là kẻ thù?

Hãy suy ngẫm và chiêm nghiệm những ý nghĩa hàm ẩn của những luận điểm sau đây cho đến khi nào bạn có thể trải nghiệm được chúng một cách chân thực và sống động. Bằng cách đó bạn sẽ dần dần thấu hiểu một cách kiên định rằng bạn chính là hiện thân của thời gian, kể cả khi bạn đang là một con cờ trong sự hỗn độn của những hoạt động thường nhật.

• Tính xác thực của thời gian chỉ tồn tại bên trong mỗi chúng ta.
• Sự cảm nhận về độ dài của một quãng thời gian thay đổi tùy thuộc vào trạng thái nhận thức của mỗi người. Năm phút có thể dài như vô tận, mà năm giờ có thể chỉ như một khoảnh khắc thoáng qua.
• Mặc dù thời gian bao gồm quá khứ và hiện tại, và có thể bao gồm tương lai, nhưng thời gian chỉ thực sự tổn tại trong khoảnh khắc “bây giờ”.
• Thời gian là một chuỗi vô hạn những khoảnh khắc “bây giờ” đan kết lại với nhau.
• Mỗi khoảnh khắc, mỗi một cái “bây giờ”, mang trong mình toàn bộ quá khứ và quyết định toàn bộ tương lai sau này.
• Cách chúng ta sử dụng mỗi một cái “bây giờ” tạo nên số phận của mỗi người.
• Quản lý thời gian chính là quản lý bản thân chúng ta. Đó là tập trung, hướng đích và ưu tiên. Khi chúng ta ở trong khoảnh khắc “bây giờ”, thì chúng ta đang ở trong sự vô tận – chính là sự vĩnh cửu, thời gian nối tiếp thời gian.
• Khi bạn sống bằng cách phản ứng lại với sự hỗn loạn của ngoại cảnh, có nghĩa là bạn đang khép mình chịu sự điều khiển của thời gian, và thời gian sẽ đối xử rất tàn nhẫn với bạn.
• Khi bạn điều khiển cuộc sống của mình bằng sự tĩnh lặng nội tâm, thời gian sẽ bảo vệ và phục vụ bạn.
• Khi tuổi thọ của chúng ta đã hết, không có tiền nào có thể mua thêm dù chỉ một khoảnh khắc.
• Nếu thành công không trở thành hiện thực trước khi chúng ta chết đi, chúng ta chỉ có thể trách cứ chính mình – chúng ta đã không biết cách sử dụng thời gian, những khoảnh khắc “bây giờ” của chúng ta.

QUẢN LÝ BẢN THÂN TRONG MỐI QUAN HỆ VỚI THỜI GIAN

Nhiều năm trước đây, có một dự án mà tôi đã lần lữa đến hơn mười bốn tháng trời. Cuối cùng tôi cũng không còn thì giờ để thoái thác và phải đối mặt với nó. Kỳ diệu thay, qua tính toán chủ quan của mình về lượng công việc tôi đã hoàn thành, tôi nghĩ rằng đã phải mất hàng giờ rồi. Nhưng khi tôi ngửng đầu lên nhìn đồng hồ thì mới hay là chỉ mới năm phút trôi qua mà thôi. Vì chuyện này cứ lặp đi lặp lại, nên tôi tưởng rằng đồng hồ bị hư và chạy ra xem giờ ở phòng khách – thời gian vẫn đúng như thế. Tôi vẫn không thể tin được và lại lấy đồng hồ đeo tay trong túi xách của mình ra xem để chắc chắn là tất cả các đồng hồ đều còn chạy đúng. Công việc ấy đã làm tôi khổ sở suốt hơn một năm trời. Vậy mà chỉ cần có ba giờ đồng hồ tôi đã hoàn tất. Khi tôi làm việc, thời gian dường như đứng yên và nhìn chằm chằm vào tôi.

Qua kinh nghiệm lần này, tôi đã nhận ra rằng thời gian không hề trôi đi một cách chóng vánh. Thậm chí năm phút cũng là một quãng thời gian dài. Chẳng qua là do con người đã quá ngu ngơ nên không nhận ra thời gian lúc nào cũng dồi dào và đầy tiềm năng. Tuy nhiên, bởi vì tôi đã trải nghiệm đầy đủ sự co dãn của thời gian chỉ trong sự việc nhỏ ấy, thế đã đủ để tôi hiểu rằng tôi sẽ không bao giờ được nói dối là mình không có thời gian thêm lần nào nữa. Tôi sẽ không bao giờ được nói là hai mươi bốn giờ không cho tôi đủ thời gian để hoàn tất công việc của một ngày. Giờ đây, khi tôi không có đủ thời gian để hoàn thành công việc của mình, tôi biết rằng vấn đề không phải là thời gian mà là do chính mình.

Những thủ thuật sau có thể cung cấp cho bạn một cái nhìn khác về cách quản lý bản thân trong việc điều tiết thói quen sử dụng thời gian của bạn:

1. HIỂU RÕ TÍNH CÁCH CỦA BẢN THÂN

Việc sử dụng thời gian của bạn như thế nào chắc chắn chịu ảnh hưởng của những nét tính cách đặc trưng riêng của bạn.

Nếu bạn thiếu quyết đoán, luôn rối trí, không định hướng, và không nắm rõ những mục tiêu của mình, thì có thể bạn sẽ thấy mình khá bận rộn, làm việc quần quật, thế nhưng gặt hái được rất ít. Nếu bạn là một người hay động não, bạn sẽ cảm thấy mình thiếu năng lực, kém hiệu quả và dễ cáu kỉnh khi phải cùng lúc gánh vác nhiều nhiệm vụ nhàm chán. Tuy nhiên, bạn vẫn có khả năng làm nên những thành tích xuất sắc khi bạn được bổ nhiệm một công tác quy mô lớn đòi hỏi sự tập trung cao độ. Trong trường hợp này, thời gian có thể dừng lại chờ bạn.

Nếu bạn là một người năng động và có thể lực, bạn sẽ thực hiện tốt cùng lúc những công việc không đòi hỏi phải suy nghĩ mà cần vận động nhiều hơn. Bạn sẽ tự thấy bản thân mình thích hợp với những công việc cho phép bạn thực hiện được những mục tiêu thiết thực của mình.

2. NHƯỢNG LẠI CÔNG VIỆC

Sau khi hiểu rõ loại công việc nào thích hợp với mình nhất, bạn nên tìm người giúp đỡ hoặc nhượng lại những công việc không phù hợp với mình cho người thích hợp hơn. Nếu bạn không đủ quyền hạn để giao những công việc đó cho người khác, thì hãy thử thách bản thân phải tìm ra bài học bạn sẽ lĩnh hội được từ công việc đó. Nên nhớ, với một thái độ đúng đắn, bạn có thể thực hiện tốt bất cứ công việc gì.

3. KHI BẠN TẬP TRUNG, THỜI GIAN SẼ LÀ BẠN ĐỒNG HÀNH

Lời than vãn “không có thời gian” ta vẫn hay nghe thấy thường xuất phát từ việc một người đã để cho những người xung quanh cướp mất thì giờ của mình. Trong công việc, đồng nghiệp thường hay ghé ngang chỗ bạn để tán gẫu, những cuộc gọi bất ngờ, khách khứa tiện thể ghé thăm. Dường như những nguyên nhân không thể kiểm soát như thế đã cướp mất thì giờ của bạn và biến bạn thành nạn nhân. Sự thật là, khi bản thân bạn đã mất tập trung rồi, thì vô hình chung bạn đã cho phép những tác nhân này quấy rầy mình. Tôi đã trực tiếp quan sát nguyên tắc này rất nhiều lần trong công việc của mình.

Khi tôi tập trung cao độ vào việc viết sách, bản năng khôn khéo tự nhiên3 sẽ không để tôi bị quấy rầy quá nhiều; nếu điện thoại có reo, tôi có thể không trả lời để không bị lạc mất dòng suy nghĩ. Thậm chí nếu tôi trả lời, thì đầu dây bên kia (nếu anh/cô ấy có một chút nhạy cảm) có thể nhận ra ngay là tôi đang rất bận rộn nên sẽ nói chuyện ngắn gọn. Còn không thì tôi sẽ bảo người ấy rút ngắn hội thoại lại hoặc tôi sẽ gọi lại vào lúc khác thích hợp hơn.

Tương tự, khi tôi hoàn toàn tập trung vào việc giải quyết những công việc khác; tôi cũng không hề để cho thời gian trôi qua vô ích. Thậm chí khách khứa hay những cuộc gọi bất ngờ cũng không có gì là trở ngại. Giọng điệu của tôi làm cho họ hiểu rằng tôi đang không muốn bị quấy rầy. Ngược lại, khi hoàn toàn tập trung vào mục đích của mình, tôi thấy mình thường hay thu hút được những cuộc gọi đặc biệt và có ích mà có thể hỗ trợ đắc lực để tôi hoàn thành những công việc mình đang làm. Không đùa đâu, sự việc luôn diễn ra như vậy.

4. PHÂN ĐỊNH NHỮNG VIỆC CẦN ƯU TIÊN

Làm thế nào để một người có thể lựa chọn và sắp thứ tự ưu tiên cho những việc cần thiết? Nikki Rocco, giám đốc phân phối của hãng phim Universal, có lẽ là người có định nghĩa hoàn hảo nhất để tối ưu hóa quy trình này trong công việc. Bà nói, “Mỗi ngày tôi tự hỏi ‘Điều gì là quan trọng nhất cho nhân viên trong bộ phận của tôi và cho các cấp trên của tôi?’. Thế là tôi sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên”. Với cách làm này, bạn có thể chắc chắn là bạn đang làm việc nghiêm túc chứ không phải tốn công vô ích.

5. THỬ LÀM THÁM TỬ

Hãy điều tra xem chính xác tại sao bạn cứ luôn phung phí thời gian của mình như vậy. Trong lúc bạn đang làm những việc nhỏ nhặt hàng ngày, chỉ có một nửa đầu óc của bạn đang thực hiện công việc trong khi nửa kia bận xem thời gian trôi qua. Bạn nên nhận thức rõ bao nhiêu thì giờ đã bay hơi đi mất. Có thể bạn sẽ khám phá ra là thật sự bạn không quá thiếu thốn thời gian; đúng hơn là, bởi vì bạn đã làm việc không có định hướng thay vì dồn hết sức lực để hoàn thành công việc. Bạn chỉ dời công việc từ đầu bàn bên này qua đầu bàn bên kia; thế nên bạn bận rộn nhưng lại không hiệu quả.

6. HÃY ĐỂ TIỀM THỨC LÀM CA ĐÊM CHO BẠN

Trước khi đi ngủ, hãy liệt kê lại danh sách các công việc trong ngày: việc nào bạn đã hoàn thành và việc nào được ưu tiên cho ngày mai. Đến khi bạn ngủ, tiềm thức của bạn sẽ bắt đầu tìm kiếm mọi biện pháp để hoàn thành những công việc của ngày mai.

Việc này sẽ không gây ảnh hưởng gì đến chất lượng giấc ngủ của bạn cả. Nó được lên chương trình một cách tự động và rất tự nhiên. Một khi não bộ bạn nhận được chỉ thị cho những mục tiêu của ngày mai, nó sẽ bắt đầu vận động và dần dần làm quen với những mục tiêu đó. Đến lúc sáng dậy bạn sẽ cảm giác rất rành rọt với danh sách những việc cần làm ấy. Bạn sẽ trải qua một ngày tươi đẹp, thành công thay vì bị đè nặng bởi áp lực. Khi những người cạnh tranh với bạn thức dậy và bắt đầu với danh sách những việc cần làm của họ sau bữa ăn sáng, thì họ đã bị chậm hơn bạn đến mười giờ đồng hồ rồi.

7. ĐƠN GIẢN HÓA MỌI CÔNG VIỆC

Khi bạn nhận được fax, nếu câu trả lời đơn giản và minh bạch, bạn chỉ cần lấy bút ghi vào trong đó rồi gởi trở lại thay vì phải đánh máy một tờ fax khác.

Có lần tôi đọc được một bài nghiên cứu cho hay sử dụng máy tính để viết thư và fax mất thời gian hơn rất nhiều so với ghi chép bằng tay. Nào là đóng cửa sổ ứng dụng đang làm việc lại, chọn thư mục, tạo một tập tin mới rồi gõ vào tên của người nhận fax. Sẽ nhanh hơn rất nhiều nếu bạn ghi thẳng ra giấy thế này: “Không thành vấn đề. Mọi việc sẽ hoàn thành theo như hướng dẫn của bạn”, hay bất kỳ một lời nhắn đơn giản nào khác.

Lần sau, thay vì phải đánh máy một lá thư, bạn hãy gửi một ghi chú viết tay sẽ có cá tính và tiết kiệm thì giờ hơn. Cũng giống như vậy, có rất nhiều việc nếu được đơn giản hóa thì có thể hoàn thành hiệu quả hơn.

8. ĐỪNG LÃNG PHÍ THÌ GIỜ CỦA NGƯỜI KHÁC

Trước khi gọi điện, hãy viết ra những điểm chính mà bạn muốn nói cũng như mục đích bạn muốn sẽ đạt được khi cúp máy. Nếu bạn có thể hoàn thành một cuộc điện thoại trong hai phút, thì đừng phí đến hai mươi phút để nói cùng câu chuyện đó.

Nói cách khác, nếu bạn không muốn người khác làm mất thì giờ của mình, thì cũng đừng lãng phí thì giờ quý giá của họ, cả khi nói chuyện điện thoại hay khi nói chuyện trực tiếp.

9. MUA THÊM THỜI GIAN

Hãy chịu khó chi trả để có được những công cụ kỹ thuật cao và hiệu suất tối ưu để hoàn thành công việc. Những gì bạn đã chi trả không phải là những kỹ thuật văn phòng tân tiến, mà là mua thêm thời gian cho chính bạn. Chỉ cần chắc chắn rằng bạn đang vận hành máy móc của mình chứ không phải đống máy móc đó đang vận hành bạn.

10. GIẢM BỚT KẾ HOẠCH TRONG NGÀY

Ông Lin của tạp chí Success Đài Loan chia sẻ “Thay vì dồn công việc của hai mươi tiếng vào một ngày tám đến mười giờ làm việc, bạn hãy lên kế hoạch công việc của sáu giờ để bạn có thể hoàn tất một cách xuất sắc trong tám giờ. Bằng cách này, bạn sẽ trừ hao được những trở ngại không mong muốn. Và cũng nên nhớ rằng, bởi vì chúng ta đang sống trong một thế giới vật lý, nên mọi thứ sẽ tốn nhiều thời gian để làm xong hơn bạn nghĩ”.

11. CHƠI NHIỀU HƠN

Đối với tôi, làm việc là một trò chơi cao cấp nhất, nên chẳng có gì phải bận tâm khi phải chơi hơn chút nữa. Chơi càng nhiều, càng kiếm được nhiều.

12. VỨT BỎ CÁC GIẤY TỜ KHÔNG CẦN THIẾT

Lawrence T. Wong là chủ tịch câu lạc bộ Jockey Hồng Kông, đồng thời là cựu giám đốc hãng Ford Motor Đài Loan, đơn vị kinh doanh nước ngoài có mức lợi nhuận cao nhất ở Đài Loan. Trong một lần ghé thăm văn phòng của ông, tôi để ý là không hề có một mảnh giấy nào ở xung quanh. Tôi hỏi tại sao ông làm vậy. Ông trả lời, “Bạn không nên chạm vào một mảnh giấy nào đến hai lần. Một khi bạn đụng đến một tài liệu giấy bất ki, sẽ có ba việc phải làm với nó: đọc nó, lưu trữ nó, hoặc vứt nó đi”.

Đối với những thứ giấy tờ cứ toáng lên “giữ tôi lại, giữ tôi lại” và không muốn bị vứt đi thì Larry Wong có một phương pháp khác:

1. Làm ba ngăn kéo A, B, C

A- Tương đối quan trọng

B- Ít quan trọng hơn

C- Ít quan trọng nhất

2. Mỗi 7-10 ngày, vứt toàn bộ giấy tờ trong ngăn C

3. Sau đó dời giấy tờ từ ngăn B xuống C, từ A xuống B. Khi cần thiết, tất cả giấy tờ sẽ được sử dụng mà không cần phải nhọc công quản lý chúng.

Khi tôi hỏi từ đâu mà ông có phương pháp này, ông đã kể cho tôi nghe câu chuyện sau đây:

Ông từng làm việc cho một cấp trên cứ giữ lại hàng chồng giấy tờ trên bàn làm việc của mình. Vì hiếu kì muốn biết cấp trên sẽ phản ứng ra sao, ông đã giấu mất một chồng giấy tờ vào tủ tài liệu suốt cả tháng trời. Vị cấp trên ấy chả bao giờ nhớ tới chúng. Sau đó, ông đem trả chồng giấy tờ đó về chỗ cũ rồi lại giấu đi một chồng khác. Một lần nữa, cấp trên của ông vẫn chẳng nhận ra được khác biệt. Ông kết luận rằng cấp trên đã sử dụng bàn làm việc của mình như một cái tủ trữ hồ sơ.

Phần đông trong chúng ta cũng sử dụng bàn làm việc như một cái kho chứa đồ thay vì dùng một cái tủ đựng hồ sơ. Bằng cách đó, chúng ta tạo ra một đống hỗn độn, lộn xộn trong đầu óc mình. Chúng ta đang thầm bảo tâm trí của mình rằng chúng ta có nhiều việc để làm hơn số công việc thực tế. Tâm trí ta bị rối ren bởi một khối lượng giấy tờ ngập ngụa trên bàn làm việc và, vì vậy mà nó không còn nhạy bén và tập trung chính xác vào công tác tức thời ngay trước mắt.

Câu trả lời là – Hây dọn sạch sẽ!

13. THUỐC CHỮA CHO CHỨNG MẤT TẬP TRUNG NHẸ

Mất tập trung đột xuất là triệu chứng thường xảy ra với hầu hết chúng ta. Nó được tạo ra khi ta tương tác với thế giới quá khắt khe xung quanh mình. Với những người chưa từng gặp qua, bạn sẽ không thể nào tưởng tượng được sự nhức nhối khó chịu khi nó xảy đến.

Thí dụ như có một lần, tôi thấy mình đi vào nhà tắm nhưng, khi đã vào đến nơi rồi tôi lại quên mất tại sao mình phải vào đấy. Tôi đứng trước gương và tự hỏi “Tại sao mình lại ở đây?” Cuối cùng, tôi cũng nhớ lại được mục đích ban đầu của mình là đi rửa mặt.

Để cứu vãn cho trường hợp này, bạn phải nhẩm trong đầu ý định của mình (rửa mặt, lấy cà phê, v.v…) trước khi và trong suốt quá trình. Nếu bạn có xu hướng rối loạn khả năng tập trung nhẹ mà không làm như vậy, thì rất có thể đúng vào lúc bạn đi đến mục tiêu của mình, sẽ có ít nhất hơn mười ý nghĩ vô thức ùa ra để tống khứ động lực hành động ban đầu của bạn.

Thế nên, liệu pháp là tuân theo thứ tự những sự việc sau:

1. Xuất hiện một ý định thôi thúc bạn hành động, chẳng hạn như rửa mặt.
2. Nhẩm đi nhẩm lại một mình “rửa mặt”.
3. Tuân theo mệnh lệnh bằng cách đi đến mục tiêu. Nói thầm ý định của bạn trong lúc đi đến đích.

Nếu bạn cho rằng như thế là quá mất công thì hãy so sánh kết quả đạt được. Luyện tập kĩ thuật này sẽ giúp tâm trí bạn dần trở nên ít lơ mơ và thông suốt hơn. Bạn sẽ thấy một sự thay đổi đáng kể trong mối quan hệ với thời gian. Nếu bạn có bao giờ thấy mình phải tự nhủ “Không biết thời gian chạy đi đâu nhỉ?” thì bạn là một ứng viên hết sức thích hợp với bài tập này.

Kỹ thuật này tương tự với cách mà những thầy tu Phật giáo sử dụng để “an trú trong hiện tại”. Bất kể họ đang làm việc gì, họ đều lặp lại điều đó trong đầu như một câu thần chú để nhắc nhở tâm trí họ đừng bị cuốn đi bởi những suy nghĩ không đâu. Thế nên, khi họ đang đi, họ sẽ lẩm nhẩm “tôi đang đi, tôi đang đi”; khi họ ăn, họ lặp đi lặp lại “tôi đang ăn, tôi đang ăn”.

14. ĐẾN HẸN ĐÚNG GIỜ HOẶC HẸN LẠI VÀO LÚC KHÁC

Không đến đúng giờ, không giữ lời hứa đúng hạn chính là lạm dụng thì giờ của người khác. Rất đơn giản, hãy là một người giữ lời hứa và suy nghĩ đúng mực về bản thân cũng như đối phương để giữ đúng giao hẹn về giờ giấc. Nếu có những sự cố ngoài ý muốn, hãy liên lạc với đối phương để hẹn lại. Hãy nói với họ khoảng thời gian ước lượng gần đúng nhất bạn có thể có mặt; giải thích rõ lý do bạn trễ hẹn để họ có thể quyết định chờ hay hẹn lại vào lúc khác.

Nhiều người thường tự dối mình rằng “Vài phút nữa tôi đến và nếu tôi ngừng lại để gọi điện thì chỉ càng làm cho mọi người thêm khó chịu vì kể lể sự chậm trễ của mình”. Sự thật vẫn là sự thật. Khi bạn không đến đúng hẹn và cũng không gọi cho mọi người biết là bạn đến trễ, thì chẳng khác nào bạn nói với họ là “Tôi không quan tâm đến các bạn. Các bạn chẳng có việc gì khác để làm ngoại trừ việc ngồi ở đó và đợi cho đến khi nào tôi có mặt. Tôi quá quan trọng để phải bận tâm đến thời gian biểu của các bạn hay là các bạn còn có công việc riêng của mình!”.

Hầu hết mọi người sẽ vui lòng hẹn lại với bạn trong ba mươi phút nữa hay vào một ngày khác. Đó là một tác phong lịch sự và nó chứng nhận rằng bạn ý thức được thời gian thật sự quan trọng đối với tất cả mọi người. Điều tồi tệ nhất của việc không gọi lại để báo trễ hẹn với mọi người là, bởi vì họ không biết là bạn sẽ có mặt trong hai phút hay hai giờ, họ bị đặt vào một tình trạng bị động về thời gian nên không thể bắt đầu một công việc khác để tận dụng tốt thì giờ của họ. Nếu như biết rằng cuộc họp bị hoãn lại trong bốn mươi phút nữa, mọi người có thể có kế hoạch để hoàn thành những việc khác trong thời gian chờ đợi.

Có một sự thật lạ lùng là những người thành đạt nhất là những người ý thức nhất, tỉ mỉ nhất đối với thời gian và những cuộc hẹn của họ. Họ biết rõ nếu không giữ đúng hẹn sẽ gây ra những sự lộn xộn không đáng có trong cuộc sống của họ cũng như của mọi người xung quanh.

15. LẬP THỜI GIAN BIỂU NGƯỢC

Lên thời gian biểu của bạn theo hướng ngược lại dễ hơn so với hướng tiến tới. Hãy lấy những hạn định thời gian của bạn và làm theo thứ tự ngược lại, như thế bạn có thể tính toán một cách thực tế khi nào bạn cần bắt đầu và khi nào thì phải hoàn thành công việc của mình.

Ví dụ, nếu tôi phải đón một chuyến bay ở sân bay quốc tế San Francisco khởi hành lúc chín giờ sáng, thì tôi cần phải đến phi trường vào lúc tám giờ để hoàn tất toàn bộ những thủ tục cần thiết. Mất hết một tiếng rưỡi đồng hồ để đi từ nhà tôi đến sân bay. Ngoài ra, tôi cũng phải dự trù chuyện kẹt xe có thể xảy ra (cũng thường xảy ra lắm chứ!), thế nên tôi phải rời khỏi nhà hai tiếng trước tám giờ sáng. Tôi thường mất một tiếng đồng hồ để sửa soạn đổ đạc rời khỏi nhà, và cuối cùng, thêm ba mươi phút trừ hao cho những chuyện bất ngờ (lạc mất chìa khóa, hay vào phút chót lại có một cuộc gọi tới, v.v…). Có nghĩa là tôi nhất định phải thức dậy trễ nhất là bốn giờ rưỡi sáng để rời khỏi nhà lúc sáu giờ và đến phi trường lúc tám giờ cho kịp chuyến bay chín giờ. Không hề áp lực, mọi thứ đều trong tầm kiểm soát.

Trong suốt hai mươi năm, tôi đã từng là nữ hoàng trễ nải, vì đối với hầu hết các cuộc hẹn của mình, lúc nào cũng trễ ba mươi phút. Cho tới khi làm theo phương pháp lên kế hoạch ngược này, tôi đã tìm thấy chìa khóa quan trọng nhất, đó là cho phép bản thân có nhiều thời gian hơn mình cần để trừ hao cho chuyện kẹt xe đột xuất. Tôi học được điều này từ một người bạn là tướng trong quân đội. Bất cứ khi nào có một cuộc họp, ông không trễ hay sớm dù chỉ một phút – luôn luôn đúng giờ. Cuối cùng, không thể chấp nhận khuyết điểm của mình thêm được nữa, tôi đã hỏi bí quyết của ông là gì.

Ông nói với tôi về phương pháp lên kế hoạch ngược cũng như việc luôn đến chỗ hẹn sớm hơn giờ hẹn, cho dù tài xế của ông có phải lái xe vòng quanh khu phố vài vòng để ông có mặt đúng hẹn. Bằng cách “phí” mất một ít thì giờ của mình, ông đã tiết kiệm thời gian bởi không bao giờ phải giải thích lí do hay xoa dịu cơn giận của mọi người do mình đi trễ. Khi bạn cố gắng bố trí thời gian biểu của mình quá chật kín, bạn sẽ nhận ra rằng sẽ phải tốn thêm nhiều thì giờ để “sửa chữa” nó.

16. LUÔN ƯỚC LƯỢNG DƯ DẢ THỜI GIAN CẦN THIẾT ĐỂ HOÀN THÀNH MỘT DỰ ÁN

Người ta thường có khuynh hướng ước lượng thiếu hụt thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. Nhiều năm trước, tôi có ý định xây dựng một ngôi nhà “lãng mạn” bằng đá trên mảnh đất của mình ở núi Oregon. Tôi đã mua một quyển sách hướng dẫn có lời tuyên bố rằng thật dễ dàng để tự xây một ngôi nhà bằng đá với đôi tay nhỏ bé của bạn. Trong đầu tôi nghĩ rằng đó chỉ là chuyện vặt. Tôi đã hình dung ra một ngôi nhà như trong cổ tích tọa lạc giữa rừng xanh. Khi tôi bắt tay vào vật lộn với những tảng đá và xi-măng thật sự, thì những khó khăn thực tế mới bắt đầu.

Để ước lượng đúng thời gian để hoàn thành công việc, bạn có tăng lượng thời gian dự trù lên ít nhất là ba lần; thực tế là có những dự án đòi hỏi một khoảng thời gian lâu hơn đến năm hay mười lần. Tất cả đều phụ thuộc vào mức độ thực tế của lượng thời gian bạn ước lượng ban đầu. Hãy thử để ý những chuyên gia dự toán trong các dự án dân sự, các ngân sách phim ảnh, phát triển sản phẩm và cái cách họ hầu như luôn luôn tập trung vào thời gian và việc vượt chỉ tiêu ngân sách.

Sean sở hữu một công ty kỹ thuật phần mềm theo đơn đặt hàng. Để cho các hợp đồng hấp dẫn hơn, ông thường đặt ra thời hạn giao hàng nhanh hơn. Sau khi hạn giao hàng đã trôi qua mà phần mềm vẩn trong tình trạng hỗn độn còn khách hàng thì bắt đầu than phiền. Công việc hẹn trong hai tháng cuối cùng lại phải mất đến mười tháng mới hoàn thành. Trong suốt tám tháng trì hoãn thời hạn, ông như ở trong địa ngục vậy. Toàn bộ sức lực của ông được dồn vào việc xoa dịu những cơn thịnh nộ của khách hàng. Và thường thì ông có bốn hoặc năm khách hàng đang sôi gan cáu tiết cùng lúc.

Cuối cùng Sean phá sản. ông đã dùng quá nhiều sức lực vào việc dập tắt những ngọn lửa giận dữ nên đã khiến cho ông chẳng còn thời gian để tạo thêm những mối làm ăn mới. Mà thậm chí là nếu có một khách hàng tiềm năng có hứng thú với dịch vụ của Sean, thì khi tham khảo những khách hàng hiện tại người đó cũng sẽ bị trút vào tai thật nhiều lời phê bình tới mức nghẹt thở mà thôi.

Sean lẽ ra nên can đảm và thực tế hơn khi dự toán lượng thời gian cần thiết để bàn giao dự án. Nhưng do bị ảnh hưởng bởi nỗi sợ mất khách hàng, nên ông đã không nói sự thật.

17. TẬP TRƯNG VÀO CÔNG VIỆC CHỨ KHÔNG PHẢI THỜI GIAN

Khi một dự án bị giới hạn thời gian đuổi sát nút, thì căng thẳng và sợ hãi sẽ nhen nhóm, tính thống nhất của công việc mai một dần, và tai ương bắt đầu tấn công. Vào ngày 28 tháng 1 năm 1986, khi chiếc tàu con thoi thứ mười của trung tâm không gian Kennedy được phóng đi, nó đã phát nổ như một trái pháo khổng lồ ta thấy trên TV và làm thiệt mạng toàn bộ tám phi hành gia vũ trụ có mặt trên tàu. Trực giác đầu tiên của tôi đã nghĩ rằng thảm họa này bị gây ra bởi một sai lầm chủ quan có thể tránh được; rằng có một người có quyền hạn trong dự án này đã bị dẫn dắt bởi áp lực của việc lạm dụng ngân quỹ hay việc trễ thời hạn. Một năm sau, nguyên nhân của thảm họa được công bố và nó chứng tỏ rằng trực giác của tôi đã đúng.

NASA đã tiến hành phóng tàu dù phi thuyền chưa sẵn sàng, bất chấp một kỹ sư lâu năm đã quả quyết là các bộ vòng đệm có vấn đề. Việc làm này đã gây ra tai nạn thương tâm và đáng tiếc nhất trong ngành không gian. Làm sao có thể bù đắp được cho mạng sống của những cá nhân kiệt xuất trong chuyến du hành đó? Thảm kịch này gây ra bởi người phụ trách dự án đã quá chú tâm đến thời hạn mà không quan tâm đến kết quả công việc.

18. BẠN KHÔNG CẦN PHẢI LÀM HẾT TẤT CẢ

Cho dù hôm nay bạn đã làm được ít hay nhiều, hãy cứ tự chúc mừng mình. Những gì còn chưa xong thì đừng quá bận tâm. Nếu chẳng may phải chết ngay lúc này, thì bạn sẽ chẳng nhớ gì tới những công việc dang dở đó đâu mà.

TỔNG KẾT

Hiểu rõ về thời gian là vấn đề cốt lõi để bạn đạt được làm ít, được nhiều. Khi ở trong tình trạng đối kháng với thời gian, bạn sẽ không có sự thảnh thơi trong tâm hồn và niềm vui trong cuộc sống. Nên hãy trau dồi hiểu biết về thời gian và cách sử dụng thời gian. Hãy biết nương tựa vào thời gian: đừng cố gắng quản lý nó mà hãy sống hòa thuận với nó. Chung sống hòa bình với thời gian sẽ giúp bạn sống hòa bình với chính mình.

Và khi hòa thuận với chính mình, thì cuộc sống, công việc, những lời hứa, kế hoạch, danh sách những việc cần làm, và những hoài bão của bạn sẽ được hỗ trợ bởi tính đồng bộ và sự gắn kết tiềm ẩn trong cuộc sống, và nhờ thế, một lần nữa, cuộc sống của bạn hòa làm một với thời gian. Đối với những người đã hòa thuận với thời gian – như vị pháp sư cầu mưa của chúng ta – làm ít, được nhiều chỉ là một trong vô vàn những phần thưởng trong cuộc sống của họ mà thôi.